Что такое автоответчик и для чего он нужен?

Если вы уезжаете в отпуск или заболели и не можете или не хотите отвечать на электронную почту, воспользуйтесь опцией включения автоматических ответов (т.е. Так называемого автоответчика). Вам не нужно придумывать литературные авторские произведения, достаточно короткого сообщения по установленному формату.

Автоответчик может иметь множество применений. Используя механизм отправки автоматического ответа, вы можете предоставить отправителю много важной информации (например, когда вы отсутствуете или кто заменяет вас, пока вас нет), и в то же время позволяет вам контролировать свой почтовый ящик.

Как шаг за шагом создать идеальное сообщение об отсутствии?
Какие элементы должно содержать сообщение об идеальном отсутствии?

Заголовок сообщения : заголовок — это первая информация, которую видит получатель сообщения. Обычно достаточно написать сообщение типа: «Ответить вне офиса». Таким образом, все будут знать, что вы недоступны сразу после получения автоматического ответа.
Приветствие : начните с приветствия вне офиса. Вы также можете поблагодарить их за входящее сообщение. Также возможно комбинировать эти элементы.
Примеры:
Уважаемый господин, госпожа …
Спасибо за ваше сообщение!
Привет и спасибо за письмо!
Доступность : во второй строке текста вы должны ввести самую важную информацию: время, когда вы находитесь вне досягаемости, а также причину вашего отсутствия (по желанию или без подробностей и личных описаний). Если вы будете отсутствовать в течение неопределенного периода времени, все, что вам нужно сделать, это указать причину. Помните, что для отправителей сообщений гораздо важнее знать, когда вы будете доступны и прочитаете почту. Такая информация оставит гораздо лучшее впечатление, чем откладывание вашего возвращения на потом.
Примеры: в
настоящее время я нахожусь вне офиса в отпуске. Я отвечу на ваше сообщение, когда вернусь в понедельник, ММ / ДД / ГГ, чч: мм.
Я вернусь в офис в понедельник, ММ / ДД / ГГ, чч: мм.
Без пересылки : если сообщения электронной почты не пересылаются или не видны коллеге, иногда важно поделиться этой информацией. В зависимости от клиентуры может быть полезно указать причину или выразить сожаление.
Примеры:

Ваше сообщение не будет автоматически переадресовано.
Из соображений конфиденциальности сообщение не будет отправлено.
Пожалуйста, поймите, что сообщение не может быть переслано.
Пересылка : если вас представляет коллега, вы можете направить своего контакта на его адрес электронной почты и / или номер телефона. Запрос только этой опции в срочных случаях может помочь отфильтровать менее важные проблемы.
Примеры:

Не стесняйтесь обращаться к XXX с любыми запросами: john@example.com.
В экстренных случаях вы можете связаться с моим (должность / родство / имя / фамилия): john@example.com.
В экстренных случаях звоните по следующему номеру: XXX.
Окончание : вы можете использовать простое окончание для завершения сообщения. Хотя довольно часто они полностью опускаются.
Пример:

Спасибо /
ИМЯ
С уважением / наилучшего,
ИМЯ